Kanban board

Tablero Kanban

Kanban es una de las metodologías ágiles más usadas en la actualidad.

Con ella, podemos lograr la mejora continua de la producción y la supervisión visual de los puntos de mejora, así como de los problemas potenciales de nuestro proceso productivo.

El tablero Kanban o Kanban Board es la herramienta que permite que el método sea visual, pues en él se condensa la información de las etapas del proceso, las actividades o tareas que se deben realizar de cada etapa de producción.

Un tablero Kanban puede ser una pizarra o puede ser un software, lo importante es que nos permita la visualización de las tareas y los procesos.

Beneficios de un tablero Kanban

El tablero Kanban, gracias a que es una herramienta visual, ofrece los siguientes beneficios:

Podrás conocer las debilidades del proceso

Gracias a que el flujo de trabajo está dividido en etapas y que se puede visualizar en tiempo real la acumulación de tarjetas, es muy sencillo darse cuenta en qué parte, el proceso no fluye.

Para lograr obtener la mayor cantidad de información sobre las debilidades del proceso, es importante que se segmente el proceso en etapas.

Un error común al definir el flujo en un panel Kanban es limitarse a tres columnas: Pendiente, en proceso y hecho.

Si bien, estas tres columnas nos ayudan a visualizar el flujo, está limitando la información que puede ofrecernos la metodología Kanban.

Por ejemplo, si dentro del proceso existen etapas en donde se puedan presentar cuellos de botella, podría ser una buena práctica crear una columna específica para dicho cuello de botella dentro del flujo y tratar de solucionarlo.

Por ejemplo, en un proceso de producción de un componente físico, si el flujo del proceso está compuesto por las etapas de: cortado, armado y soldado y se ”aglutinan” todas ellas en una única etapa llamada “En proceso”, no sabremos cual de estas etapas intermedias es la que está causando el cuello de botella y que sub-proceso genera el retraso.

Al agregarlas en el Kanban Board, podremos, incluso, definir el número de personas que deben trabajar en cada etapa, para que fluya correctamente.

Siguiendo con el ejemplo, si el cortado se completa el doble de rápido que el armado y el soldado, entonces en “armado” y “soldado” deberán trabajar el doble de las personas que trabajan en “cortado”, así se podrá mantener un ritmo óptimo.

Ayuda a que cada miembro del equipo es enfoque en su tarea

El multitasking es algo que procura evitar en el método Kanban y con el tablero es muy sencillo identificar en cuáles etapas del proceso se puede presentar este problema.

Esto se logra con el establecimiento de límites WIP, los cuales veremos más adelante.

Si seguimos con el ejemplo anterior, si una etapa requiere el doble de personas para que fluya en paralelo con el resto y no lo visualizamos, asignando la misma cantidad de personas a cada etapa, en algún momento, una de ellas tendrá más tareas por hacer que las que puede manejar, resultado en multitasking.

Disminuye la necesidad de reuniones largas

Como cada miembro del equipo puede ver qué está haciendo el resto en todo momento y, además, conoce los límites de cada etapa, no es necesario que se le recuerde esa información en una reunión.

Gracias a eso, las reuniones pueden ser más cortas y se busca claramente el aporte de valor de la propia reunión con el objetivo de obtener retroalimentación sobre el proceso en si mismo y la implementación de la metodología.

Facilita la recolección de datos para el análisis del proceso

El tablero Kanban puede decirnos el tiempo de entrega y el tiempo del ciclo con solo verlo.

Si diseñamos unas tarjetas con la información importante, incluso podemos saber cuánto tiempo llevo pasar de una etapa del proceso a otra con solo mirar una tarjeta.

Al ver cada columna, podemos reconocer en qué punto el proceso se está estancando.

Con la ayuda de programas informáticos, esta información puede analizarse en formatos digitales y también visuales, haciendo que el análisis sea muy fácil.

Ayuda al cumplimiento de los tiempos de entrega

Derivado de la buena gestión del proceso y del método Kanban, su aplicación nos guiará a la mejora continua, lo que no solo influirá positivamente sobre los tiempos de entrega, sino sobre la calidad del producto finalizado.

Cuáles son los elementos de un tablero Kanban

Etapas o workflow reflejado en columnas

Por lo general, se establecen tres etapas, reflejadas en tres columnas, pero como ya hemos comentado, siempre es más efectivo si podemos segmentar el tablero en tantas columnas como etapas queramos supervisar.

Dependiendo de la complejidad del proceso, tendremos más o menos columnas.

Tarjetas Kanban

Este es el elemento que se mueve por el tablero y contiene la información necesaria para poder auditar el workflow.

La información en la tarjeta varía según el proceso, puede contener el nombre del cliente y el nombre del producto si se trata de un proceso de envíos, como puede contener el nombre de una actividad pendiente y su prioridad dentro de las tareas diarias de una oficina.

Lo más importante es que se diseñe de forma tal que, al leerla, podamos tener datos de interés para evaluar el proceso.

Límites WIP

WIP se refiere a Work In Progress o trabajo en progreso y sus límites determinan la cantidad máxima o mínima de tareas (tarjetas) en una misma etapa del proceso.

Estos límites deben estar definidos dentro del tablero, pues, de acuerdo con número, podremos tomar decisiones sobre el proceso.

Uno de los beneficios más importantes de estos límites es que nos ayuda a visualizar con rapidez los cuellos de botella.

Cómo armar un tablero Kanban

Para implementar el método y, por ende, hacer uso del tablero, sigue estos pasos:

1. Visualiza el flujo de trabajo de tu proceso productivo

Lo primero que debes hacer es revisar tu flujo de trabajo, esto te permitirá reconocer las etapas clave de tu proceso, las cuales se convertirán en columnas de tu tablero Kanban.

Recuerda: mientras más detallado, tendrás más datos para analizar y mejorar.

2. Organiza las tareas que se realizan

Debes conocer dónde comienza y dónde termina tu ciclo productivo y eso lo logras conociendo las actividades.

Ahora bien, esto puede ser complicado debido a que no existe una sola manera de hacerlo.

Por ejemplo, puede que tu proceso satisfaga uno de estos dos modelos (pueden existir más):

Proceso con incremento continuo. Son aquellos en donde el producto se va completando al pasar por las etapas del tablero, por ejemplo, un servicio de envío de productos en el que el proceso va desde la recepción de la orden hasta la entrega.
Proceso con incremento iterativo. Son aquellos en donde se van completando tareas que suman al producto final, por ejemplo, el desarrollo de pequeñas actividades que dan como resultado una página Web. Para este tipo de proceso es más usado el Scrum, pero se puede hacer una mejora con Kanban

3. Apunta cada tarea en cada tarjeta

Una vez que has organizado las tareas, debes crear tarjetas que te ayuden, visualmente, a mejorar el proceso. Una práctica común es usar distintos colores para definir el grado de prioridad de la actividad. También puedes apuntar las tareas según el departamento al que pertenezcan u otra segmentación útil para tu proceso.

4. Implementa el método

Ponte manos a la obra y realiza el primer ciclo, es muy importante que mires el flujo, pues con esta información mejorarás lo que has implementado.

5. Mejora tu método Kanban introduciendo límites

Una vez que has detectado en cuáles etapas existen cuellos de botellas, mejoras el flujo asignando limites máximos y mínimos.

Luego, continúa con la implementación, recoge datos, analizas y propones mejoras en un ciclo que no tiene fin. Recuerda: siempre se puede mejorar.

Herramientas y software para tableros Kanban

Para implementar la metodología Kanban, te comento a continuación algunas herramientas disponibles:

Jira

Esta es una herramienta que se ha desarrollado específicamente para la implementación de metodologías ágiles como el Kanban.

Uno de sus beneficios es la capacidad para escalar los flujos y proceso, también es personalizable, ajustándose a tus necesidades y permitiendo la conexión con otras aplicaciones propias y de terceros.

Trello

Esta herramienta es muy sencilla e intuitiva y es usada por millones de personas.

Entre las ventajas del Trello está que no solo sirve para metodologías ágiles, se puede usar para organizar cualquier tarea. Puede ser escalable, lo puedes usar para organizar algo sencillo o algo muy complejo, pero siempre basado en la sencillez de su interfaz.