Metodología Kanban

La metodología Kanban ha ganado popularidad entre los que adoptan la gestión ágil de proyectos para optimizar sus procesos.

Su implementación es sencilla y permite visualizar todos los impedimentos que suponen un obstáculo para el flujo de las actividades planificadas dentro del proceso de producción.

La metodología se basa en el sistema de producción pull, el cual tiene como principio la producción de productos exclusivamente cuando es necesario (Just in Time), por lo que se evitan los desperdicios.

Con la implementación de la metodología Kanban, se busca la satisfacción del cliente gracias a los tiempos de entrega optimizados y a la mejora de la calidad general del producto finalizado.

Cómo funciona la metodología Kanban

Kanban es una metodología que se basa en elementos visuales como lo son el tablero Kanban y las tarjetas Kanban.

En un principio, se estudia el proceso, se determinan las etapas por las que atraviesa una actividad o un producto para considerar que está finalizado y se elaboran tarjetas que irán completando estas etapas hasta llegar al final del tablero; el final supone la culminación con éxito de esa actividad que suma a la producción del producto o, incluso, a la fabricación total de este.

Es una metodología versátil ya que, dependiendo de la construcción de las tarjetas y el tablero, podremos implementarlo tanto en proyectos sencillos, como proyectos más complejos.

Una parte importante de la implementación de la metodología es la reflexión y análisis de los resultados para proponer mejoras.

Importante destacar que en la metodología Kanban, buscamos mejoras de forma incremental y no radicales.

Y esto es uno de los puntos relevantes de la metodología, que nos permite implementarlo en proceso ya en marcha porque no implica un cambio drástico en el proceso en si mismo.

Los cuatro principios básicos de la metodología Kanban

Los principios básicos de la metodología Kanban son:

1. Se prioriza la calidad

Aunque es una metodología que apuesta por mejorar los tiempos de entrega, se fundamenta en hacer bien cada actividad.

Es por esto que, la metodología se enfoca en la descripción del proceso y la definición de etapas, además, pone límites de trabajos en cada una de estas etapas para evitar que se acumulen tareas.

Cuando las actividades no se acumulan más allá de las capacidades del trabajador, este se dedica a hacer su mejor esfuerzo por entregar un resultado de calidad.

Asimismo, la organización permite que los miembros del equipo se concentren en una sola actividad.

2. Se reducen los desperdicios

No se produce más de lo necesario, ni se agregan características que no sumen valor al producto final.

Esto, además de realizar bien las tareas para no tener que repetirlas, supone un ahorro de tiempo y de materia prima, por lo que se reducen los desperdicios.

De manera general, con Kanban se produce bajo demanda, por lo que, no se producen productos que no son requeridos.

3. Su implementación debe ser flexible

Parte de las ventajas de la metodología Kanban es que permite que existan variaciones en las actividades con el fin de entregar el producto con las características deseadas.

Esto incluye priorizar algunas actividades sobre otras, de acuerdo con su urgencia.

Asimismo, producto del análisis del proceso, se pueden introducir cambios incrementales y evolutivos para que este fluya mejor.

4. Se mejora constantemente

Para Kanban no es importante que se hagan cambios radicales, pero sí que se implementen mejoras cuando exista alguna oportunidad.

Incluso acciones tan pequeñas como cambiar los límites de trabajo, pueden causar una mejora en el proceso.

Esta metodología apuesta a este tipo de acciones que no causan una gran distracción en el proceso, pero que suman a la calidad general.

Características de la metodología Kanban

Para conocer más de la metodología Kanban, es importante definir qué la caracteriza.

Es una metodología visual

A diferencia de otros métodos, la metodología Kanban se apoya en el tablero y las tarjetas Kanban.

El tablero puede ser físico o digital, siempre y cuando se puedan visualizar las tarjetas, las etapas, el número de actividades por etapa y los límites de trabajo.

Esto permite ver si existe algún cuello de botella para solucionarlo con la ayuda de los acuerdos establecidos en el equipo de trabajo.

Se implementa fácilmente

La metodología Kanban no tiene prerrequisitos para su implementación.

Solo se necesita conocer el flujo del proceso actual y las actividades, no se establecen nuevos roles, ni responsabilidades, además las explicaciones son sencillas.

Otra característica que hace que sea flexible es que se optimiza la comunicación, pues se disminuye la necesidad de hacer reuniones porque todos pueden ver el proceso en el tablero.

Se fundamenta en el trabajo colaborativo

El equipo de trabajo funciona como un todo y entienden que el proceso no fluirá de forma adecuado si no se comprometen con la realización efectiva de sus tareas.

Asimismo, ante algún cuello de botella, los miembros del equipo se organizan para eliminar el obstáculo, pudiendo detener el avance de las tarjetas en otras etapas del proceso hasta que la etapa que presenta el problema se encuentre entre los límites de trabajo establecidos.

Evita el multitasking

Al existir límites de trabajo, cada miembro del equipo se dedica a hacer una actividad y no pasa a la siguiente hasta que no termine la que está realizando en ese momento.

Con esta estrategia, el trabajador se concentra en hacer esa actividad lo mejor posible.

Promueve el correcto flujo del proceso

El análisis de la metodología permite determinar oportunidades de mejora que llevan a optimizar el tiempo de entrega y la calidad, pero, sobre todo, a que todas las actividades, de todas las etapas, fluyan en paralelo, evitando los atascos.

Ventajas y desventajas de la metodología Kanban

Parte de las ventajas de la metodología Kanban son heredadas de sus características, pero podemos nombrar algunas:

No se produce en exceso, ni más de lo debido
Se acortan los tiempos de entrega
El ciclo de producción se ve afectado positivamente gracias a que se optimiza el tiempo
No se necesita una gran planificación para implementarlo
Se favorece la productividad al mantener a cada miembro del equipo haciendo alguna actividad.
Se optimiza el espacio de almacenamiento de producto
Se puede llevar un control más estricto del material y facilita el control de los materiales defectuosos

Por su parte, entre las desventajas se encuentran:

No se implementa bien en ciclos productivos muy largos
No se adapta a grandes variaciones de volúmenes de pedidos
Si no se gestiona bien, se presentarán variaciones en las jornadas de trabajo, existiendo momentos en que el equipo no estará haciendo nada y en otros donde se trabaje mucho
Solo sirve para proceso repetitivos

Aplicaciones de la metodología Kanban

La implementación de la metodología Kanban es versátil por lo que sus aplicaciones son diversas.

Siempre que exista un proceso en donde se respeten etapas bien definidas, se podrán implementar la metodología Kanban.

Asimismo, puede usarse a todo nivel siempre que exista un equipo de trabajo con dedicación exclusiva para ese proceso productivo.

Una limitación importante para la aplicación de la metodología Kanban es que no puede compartir recursos con otros procesos, pues no se tendría control sobre la disponibilidad del equipo.

En el sentido de la empresa, se puede aplicar la metodología en cada departamento, teniendo cada uno su propio tablero.

Incluso, se puede conectar distintas etapas del proceso de producción con un “Kanban de transporte”.

Esta metodología suele ser usada en el desarrollo de software, pero puede servirte si eres un freelancer, si trabajas en una oficina con proyectos de consultoría, e incluso en un restaurante.

El requisito invariable de esta metodología, así como de todas las metodologías ágiles, es la búsqueda de la mejora continua y la gestión de proyectos de forma en que el producto final tenga la mejor calidad posible.