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Kanban

Un método que nació de la fabricación de vehículos y ha sido adoptado en muchas empresas y por multitud de equipos de trabajo.En entornos de producción en donde se busca ser eficiente, las metodologías ágiles han sabido ofrecer procedimientos para mejorar procesos de forma continua.

 

El Método Kanban aunque goza de mayor popularidad en el desarrollo de software, también puede ser usado en distintas áreas en donde la tipología del proyecto y la tipología de operaciones permiten integrarlo.

Kanban ¿cuáles son sus orígenes?

El Kanban es un método nacido en Toyota en los últimos años de la década de los 40 y creado por Taiichi Onho.

 

Kanban significa registro visual.

 

Toyota implementó este método en su sistema de producción (conocido como Toyota Production System) y buscaba con ello, cambiar la forma en que producía sus vehículos.

 

De ahí se deriva el sistema conocido como Just In Time, el cual se diferencia del que se usaba previamente en que, con este sistema se produce solo lo que hace falta.

 

Antes de la implementación del Toyota Production System y posteriormente del Just In Time, en la fabricación no se tenía en cuenta las previsiones ni la necesidad de producción con respecto a las ventas o la puesta en el mercado del producto terminado.

 

Esto provocaba costes considerables a toda la cadena de valor.

 

El problema con este sistema es que se crea más inventario del que en verdad necesitamos y no permite enfocarnos en producir lo que en realidad necesita nuestro cliente.

 

Un ejemplo para comprenderlo más fácilmente puede ser el siguiente:

 

  • Tienes dos productos en tu línea de producción.
  • Produces la misma cantidad de ambos.
  • Del primero vendes el doble que lo que vendes del segundo.
  • Habrás invertido tiempo y dinero en la producción de ese segundo producto que no se vende tan rápido.
  • Aplicando Just In Time podrías haber balanceado la producción en función de tus necesidades reales de tu cadena de valor y del mercado.

 

Incluso, teniendo un solo producto, producirlo sin necesitarlo significa más esfuerzo para venderlo o lo que es peor, no venderlo, tener que almacenarlo y cubrir los costes de dicho almacenamiento.

Con el método Just In time, (también conocido como Pull), produces a medida que la demanda del mercado es real, generando en todo el proceso mucho menos desperdicio.

 

Estas prácticas dieron origen al Lean Manufacturing, que busca como fin ultimo producción aquello que aporta valor al cliente y al mercado sin que eso implique una mayor inversión.

 

En la actualidad, el método Kanban se ha adaptado para otros tipos de proyectos y/o procesos de producción y tiene como objetivo principal establecer un sistema que sea cíclico y flexible, en donde se puedan visualizar los cuellos de botellas para resolverlos, obteniendo como beneficio, una producción más eficiente cuyo ciclo tarda menos tiempo en completarse.

Conoce los 4 principios del método Kanban

Este método ha sido diseñado para que evolucione en el tiempo de forma incremental, es decir, no se buscan mejoras muy significativas entre ciclos, pero visto con mayor escala y en un periodo de tiempo más largo, se procura que haya evoluciones significativas, obteniendo resultados más sostenibles y eficientes con el tiempo.

Cinco actividades comunes del método Kanban

Este método busca la mejora continua y con pequeños avances que aporten resultados positivos.

 

Para poder aplicarlo, está compuesto por un proceso repetitivo y, por ende, existen actividades o prácticas que se realizan constantemente con el fin de lograr los objetivos buscados.

 

Estas actividades, como la misma filosofía del método Kanban, no buscan ser totalmente óptimas entre ciclos, sino que se ejecutan con el fin de detectar, de forma progresiva, puntos de mejora.

 

Lo que sí es recomendable es que se realicen todas para que la aplicación del método tenga éxito.

Visualización del proceso

Aunque la forma de trabajo actual no sea la más optimizada, todos los pasos que se dan desde que se comienza hasta que el producto está listo, componen un proceso que funciona.

 

Por lo tanto, es vital que se conozca cada detalle de este proceso y que se identifiquen las actividades clave, pues con esta información se elaborará el tablero Kanban, el cual, una vez implementado, es el que nos ayudará a visualizar qué parte de nuestro proceso necesita mejoras.

 

De la visualización y el entendimiento del proceso podremos obtener el tablero que mejor registre el progreso de las actividades de producción que se realizan.

 

Incluso, esa visualización ayudará a que determinemos qué actividades son más importantes que otras, cuáles conllevan más tiempo y cuáles están limitando el flujo óptimo de nuestro proceso productivo.

Limitación del trabajo en progreso

Una vez que hemos visualizado nuestro proceso y que hemos creado nuestro tablero basándonos en la información de las actividades clave, es importe que establezcamos límites al trabajo.

Una de las prácticas contra la que lucha el método Kanban es el multitasking, y se justifica en que, si un miembro de un equipo no se enfoca en una tarea, estará haciendo un poco de todo, lo que le resta concentración generando baja productividad.

Es muy común que en el multitasking existan muchas actividades desarrolladas a medias y eso, en el flujo general del proceso, puede causar retrasos, tareas mal finalizadas y malos resultados.

Esta práctica previene dos escenarios, el primero es que una misma persona tenga mucho que hacer y, por lo tanto, genere un cuello de botella; el segundo es que, un miembro del equipo esté sin hacer nada, esperando a que el resto termine.

Visto de manera general, cada etapa tiene una dependencia de las otras y para que el proceso fluya adecuadamente, todas deben estar bien coordinadas (relacionado con Just In Time como mencionábamos antes).

Cuando no ocurre esto, se establecen compromisos y condiciones entre los miembros de cada etapa para que, por ejemplo, los miembros estén menos ocupados, ayuden en etapas en donde existan cuellos de botellas hasta que los límites establecidos estén en su rango de máximos y mínimos.

Enfoque sobre el flujo

El objetivo final de la implementación de la metodología Kanban es tener un proceso que fluya sin cuellos de botella y que los tiempos de cada ciclo mejoren constantemente.

 

Si retomamos el ejemplo de un restaurante, el objetivo sería que, entre que se toma la orden y llega la comida, se tarde la menor cantidad de tiempo.

 

Ahora bien, esto solo se logra si estamos constantemente gestionando el flujo del proceso para evitar que se atasque en algún punto.

 

Esto no quiere decir que el proceso fluya perfectamente cada vez, pero una vez estudiado y dándole prioridad al flujo continuo, se pueden establecer procedimientos que ayuden a que el proceso fluya correctamente.

 

Con el tiempo, el principal beneficio de la metodología Kanban es el ahorro de tiempo, lo que significa menos costes y menos desperdicio.

Retroalimentación

Para que este método funcione y podamos implementar mejoras incrementales, es importante que esté en constante revisión.

Esta revisión no depende exclusivamente de quien crea el plan, sino de todos los involucrados, pues son ellos los que saben qué les complica o les facilita las tareas asignadas.

Es probable que los mínimos y los máximos sean cambiados de un ciclo al otro, debido a que se ha determinado que uno de estos valores no es óptimo; esta decisión nace de la retroalimentación.

Para esta actividad es común hacer reuniones cortas, con duración entre 10 y 15 minutos si el equipo de trabajo es pequeño.

Para maximizar el beneficio y la mejora continua, deberíamos ser capaces de incorporar el feedback de los clientes con respecto al producto o servicio que reciben.

Identificación de las oportunidades de mejora

Una actividad implícita en todas las actividades nombradas anteriormente es la búsqueda de la mejora continua.

 

Al conocer el proceso, registrarlo, probarlo, analizarlo y retroalimentarse con los resultados, iremos recolectando información que nos ayudará a proponer pequeñas mejoras.

 

Las frustraciones y dificultades a la hora de realizar las actividades del día a día no deben influir en que abandonemos la implementación y aplicación de la metodología Kanban sino más bien a buscar nuevas soluciones que puedan ser implementadas.

Ventajas y beneficios del Método Kanban

Las ventajas y los beneficios de implementar el método Kanban
son varios, vamos a nombrar algunos de ellos:

Se incentiva el trabajo en equipo en favor de la productividad

Con todo lo explicado anteriormente, es innegable que el método Kanban, aplicado de forma correcta, mejorará la productividad de tu proceso productivo.
Más allá de la productividad, el equipo trabaja como una máquina bien engrasada, lo que estrecha los lazos, enfocando a cada miembro en sus objetivos, así como los objetivos compartidos del grupo; mejorando con ello la motivación de todos los miembros.

Todos los miembros del equipo saben qué hace el resto

Como existe la supervisión sobre el proceso y esta es visual, todo el equipo se asegura de que cada miembro esté cumpliendo su función.
La visualización del avance en un tablero también ayudará a determinar quienes necesitan ayuda y quienes están disponibles para ayudar, mejorando así la interacción entre los miembros.
Un equipo que entienda bien las políticas y los acuerdos podrá mirar el tablero y tomar decisiones muy rápidamente.

La planificación es flexible

Se puede comenzar con un proceso determinado y en función de los avances se pueden hacer ajustes pequeños en el tiempo.
En el ejemplo del restaurante, el Kanban cumple ciclos de un día y no necesitas planificar más allá de eso. Probablemente al otro día, o a la semana, tras una revisión del proceso, se hagan pequeños ajustes que se pueden implementar casi de inmediato.
Esto no ocurre en todos los procesos, es por esto por lo que el Kanban, por sí solo, no se puede aplicar en todos los modelos productivos.

Los ciclos del proceso son cortos

El hecho de que el proceso se complete en periodos cortos tiene la ventaja de poder hacer cambios sobre la marcha, es decir, cuando termina cada ciclo.
Si un equipo de trabajo de una oficina que gestiona documentos implementa y mejora cada día, en una semana, habrá una mejora, pequeña, pero significativa.
Este es el beneficio de los ciclos cortos, tienen la capacidad de reaccionar más rápidamente ante algún cambio que se quiera implementar.
Aunque es importante destacar que el cambio que se introduce no debe ser tan grande que desestabilice todo el proceso.

Se evitan los cuellos de botella

Si se realiza una correcta gestión de los procesos se pueden mejorar los escenarios en donde se presenten cuellos de botellas.
La identificación del problema es importante, pero lo es aún más, la solución que se le dé.
Por eso la retroalimentación efectiva es tan importante que se suma a la búsqueda de la mejora continua.

Se pueden hacer entregas de forma continua

Como los ciclos son cortos, el producto estará listo en poco tiempo, lo que permitirá ir entregando de forma continua.
Con la entrega continua no solo mejoramos la satisfacción al cliente que ve su necesidad satisfecha, sino que se puede ir entregando en pequeños lotes que serán evaluados por el cliente y del que podremos obtener feedback rápido.
Del resultado de esta evaluación nacerán mejoras para que el producto satisfaga cada vez más al cliente.
Para muchos modelos de producción, ir mejorando cada vez, en periodos pequeños, significa una gran optimización, tanto en costes como en productividad.

En EXDIS quisimos reunir de las mas relevantes

Elementos visuales del Método Kanban

Elementos visuales del Método Kanban

Tarjetas Kanban

La tarjeta es un elemento visual del tablero Kanban, cuya función es suministrar la información necesaria sobre la actividad que se está desarrollando.

 

En su implementación más común, puede traer información sobre fechas límites, número de pieza, un número de serie, el proveedor, entre otros datos…

 

Recuerda que esta tarjeta nace de un proceso productivo de vehículos. Para otras aplicaciones, una tarjeta Kanban puede contener el nombre de quién está realizando la actividad y la descripción de la tarea.

 

La utilidad de este elemento, además de brindar información, es brindar transparencia en el proceso, disminuyendo la necesidad de hacer reuniones. Si quieres saber cómo va el proceso, solo debes fijarte en las tarjetas.

Tablero Kanban

Así como existe una tarjeta, existe un tablero, que no es más que el “repositorio” de información en donde se describen las distintas etapas del proceso productivo.

 

En este tablero, la tarjeta se va moviendo hasta que la actividad se ha terminado. Además de las tarjetas, un tablero de Kanban cuenta con estos elementos:

 

Las columnas
Representan los estados por los que pasa una tarea antes de ser completada.
Por lo general, se define una columna de actividades listas para hacer, otra de las actividades en progreso y otra de actividades finalizadas o hechas.

 

Backlog
En un backlog se condensan todas las actividades necesarias para completar el ciclo de producción, las cuales se irán realizando de acuerdo con la relevancia que tengan en el proceso. Es común que se comience con lo más relevante y urgente y que se deje para el final lo que puede esperar.

 

Máximos y mínimos de cada columna
Como ya hemos comentado anteriormente, en cada etapa se establecen mínimos y máximos de procesos que se pueden realizar a la vez y en el tablero se puede visualizar ese rango en cada columna.

 

Anteriormente, los tableros de Kanban eran pizarras, y yo mismo he usado tableros Kanban físicos (metálicos) con tarjetas de cartón que ibas moviendo de ranura en ranura pero en la actualidad, podemos usar tableros digitales como los que ofrecen aplicaciones como Trello.

Cómo comenzar a usar Kanban

Con la información que se tiene hasta ahora, podemos describir una metodología que se puede implementar para comenzar a trabajar con el Método Kanban.

Es importante que se adapte cada tablero al proceso específico, debido a que esto puede ayudar en gran medida a visualizar en qué etapa existen cuellos de botella.

Definir el proceso

Como es probable que queramos implementar la metodología Kanban en un proceso ya funcionando, lo primero que haremos es entender y, si es necesario, hacer un diagrama de las etapas del proceso y sus interrelaciones.
Esto es lo que servirá de guía para la decisión de las columnas del tablero Kanban. Es importante respetar las responsabilidades y los roles de los miembros del equipo, debido a que no se buscan hacer cambios radicales.

Armar el tablero

Ahora que se conoce el proceso y se han definido las actividades, es hora de armar el tablero.
Este tendrá tantas columnas como estados sean necesarios para visualizar el avance de una tarea. Puedes establecer mínimos y máximos en este momento, pero probablemente, en la implementación se irán modificando estos valores una vez que se identifiquen los puntos de mejora.
Este tablero puede ser físico o digital, pero todos los miembros del equipo deben tener acceso a él.

Crear la tarjeta de la actividad

Es importante que se incluya la información detallada de la actividad y, de ser posible, una serie de micro tareas que lleven a completarla según el punto del tablero en el que estén.
Por ejemplo, puede que una actividad tenga ciertas micro tareas cuando está en columna de “en progreso” y otras micro tareas cuando pasa a la columna “probando”.
Detallar esta información puede ayudarte a corregir cuellos de botellas que no permiten que el proceso fluya.

Implementación

Con el tablero, las tarjetas, se transmite la información a los miembros del equipo y se realiza un primer ciclo.
Un ciclo dura lo que se tarda en terminar el producto. Es importante que se capturen los datos sobre las actividades que no permiten que el proceso fluya.

Análisis del proceso

Una vez que se termina un ciclo, es recomendable realizar una reunión para análisis y retroalimentación del proceso, es aquí donde las oportunidades de mejoras detectadas durante la implementación se discuten y se ofrecen soluciones.

Revisión del proceso

Con la información obtenida en la reunión, se ajustan los parámetros del proceso y se implementa de nuevo.
El método Kanban busca la mejora continua, por lo que, al terminar cada ciclo, o cuando se considere necesario, el equipo se reunirá, se analizarán los resultados y se propondrán mejoras evolutivas e incrementales.

Herramietnas para evaluar un Kanban

Más allá de la visualización del tablero de Kanban, se necesitan herramientas para poder medir grado de éxito que se está logrando en la implementación.

 

Así como existen herramientas, existen parámetros que nos interesan medir para poder tener una conclusión acertada con respecto al proceso.

 

En este sentido, el Kanban se apoya en múltiples herramientas, que se diferencian entre sí en la forma y la complejidad en que presentan los datos.

 

Aunque la intención no es nombrar todas, es importante conocer una herramienta clave para la evaluación: El diagrama de flujo acumulado.

 

Asimismo, deberás conocer los tiempos de entrega y los tiempos del ciclo para poder decidir si la implementación del Kanban al proceso particular está siendo efectiva.

Diagrama de flujo acumulado en el Kanban

Con esta herramienta se obtiene información visual de tres de las métricas más relevantes en todo flujo.

 

Estas métricas son el número de trabajos en curso, el rendimiento que estamos logrando y el tiempo de cada ciclo.

 

El tiempo de entrega no se puede mirar en un diagrama de flujo acumulativo, pero se puede inferir con la revisión de otros datos.

 

Una de las ventajas de usar este diagrama es que permite conocer la estabilidad del flujo de trabajo, facilitando la comprensión de las actividades clave en las que se debe poner más atención y que se deben priorizar. El valor de los datos arrojados por este diagrama es tanto cualitativos como cuantitativo.

Tiempo de entrega versus el tiempo del ciclo

El tiempo de entrega es aquel que se mide desde que se hace el pedido al proceso hasta que se termina y se entrega al cliente.

 

Además, el tiempo del ciclo habla del tiempo desde que el producto entra en el proceso de producción hasta que sale.

 

Es importante conocer estos tiempos, pues serán una referencia para determinar qué tanto se ha optimizado el proceso.

 

El objetivo principal de la implementación de estas estrategias es que los tiempos se reduzcan. Si no se está logrando, entonces hay que reevaluar las etapas para buscar más oportunidades de mejora.

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